Digitalisasi Ala Petrokimia Gresik Mudahkan Akses Penyaluran Pupuk
Makassar, IDN Times – Para petani di Indonesia kini tidak mesti bergantung pada pupuk subsidi dari pemerintah. Sebab beragam pupuk non subsidi sudah lebih mudah diakses dengan ketersediaan mencukupi.
PT Petromikia Gresik, salah satu anak perusahaan PT Pupuk Indonesia, memanfaatkan transformasi digital untuk memperluas dan memudahkan akses pupuk berkualitas. Berbekal koneksi internet, pelanggan bisa memesan pupuk kapan dan di mana saja, dan memantau penyalurannya secara real time.
Layanan itu bernama Workshop Warehouse Management System Costumer Centric Excellence (WMS 2CE). Sebuah sistem terintegrasi pengambilan barang berbasis website yang digunakan mengelola sistem pergudangan di pabrik atau Gudang Lini I. Sistem ini terhubung dengan penyalur atau konsumen pupuk di seluruh Indonesia.
WMS 2CE dibuat sebagai sarana peningkatan kepuasan pelanggan dalam pelayanan pemuatan produk non subsidi di Departemen Pergudangan.
“Ini memang digitalisasi dokumen administrasi pelayanan pengambilan barang di Gudang Lini I PT Petrokimia Gresik, jadi lebih hemat waktu dan efisien,” kata Muhammad Altway, Assistang Vice President Pengelolaan dan Pemeliharaan Gudang Inbound dan Outbond PT Petrokimia Gresik, pada workshop dan sosialisasi sistem WMS 2CE di Makassar, Sulawesi Selatan, Selasa (25/10/2022). Sosialisasi diikuti para distributor pupuk se-Sulsel.
Seperti apa kemudahan yang ditawarkan WMS 2CE, serta bagaimana manfaatnya bagi PT Petrokimia Gresik maupun pelanggan? Simak lebih lanjut penjelasannya.
1. Digitalisasi pembelian hingga pemantauan secara real time
Altway menerangkan, sistem WMS 2CE memberi kemudahan bagi pelanggan membuat surat Perintah Pengambilan Barang (PBB). Pelanggan cukup mengaksesnya pada website, baik melalui handphone maupun komputer. Pembelian pupuk non subsidi yang tadinya butuh proses lama, kini jadi lebih cepat, mudah, dan dapat diakses di mana saja.
Data pengambilan produk akan tersimpan ke sistem. Sehingga memudahkan pemantauan atau rekap pengambilan barang selama periode tertentu.
"Proses pembuatan PPB sekarang menjadi mudah, dapat diproses di mana saja dengan akses internet, dan sangat mengurangi penggunaan kertas yang berdampak pada kelestarian lingkungan," ujar Altway.
Di sisi lain, sistem digital WMS 2CE bekerja dengan memanfaatkan perangkat keras berupa gawai tablet, monopod, dan action cam. Perangkat itu memantau setiap kegiatan di Gudang. Fiturnya terhubung langsung dengan Google Maps serta terintegrasi dengan Sistem Scheduling Truk Online (SISTRO) Petrokimia Gresik.
Integrasi ini memungkinkan manajemen antrean truk secara otomatis untuk meminimalisir terjadinya penumpukan. Lewat website, pelanggan atau transportir bisa mengetahui posisi truk di lingkungan PT Petromikia Gresik serta jumlah antrean truk pada setiap Gudang atau setiap produk. Demikian juga dengan posisi Gudang di lingkungan perusahaan.
2. Semua penyalur bakal beralih ke sistem digital
Sistem WMS 2CE didesain dengan antarmuka ramah bagi pengguna. Selain itu, ada laman tutorial untuk memudahkan pengguna baru mempelajari sistem secara keseluruhan.
Bagi konsumen, pengambilan barang setidaknya cuma perlu lima langkah. Pertama, dari halaman utama, pengguna memasukkan username dan password. Setelah itu mengunggah tanda tangan dan stemple format gambar PNG. Berikutnya berlanjut ke halaman pencarian data transportir. Selanjutnya, mendaftarkan sales order (SO) serta membuat PBB.
Petrokimia Gresik menggencarkan sosialisasi penggunaan website itu kepada mitra distributor pupuk di berbagai daerah di Indonesia, termasuk Makassar. Altway berharap, dengan sistem itu, Petrokimia Gresik dapat semakin berkontribusi positif terhadap tercapainya ketahanan pangan nasional dan pertanian Indonesia.
Fabrizio Rafly Imansyah selaku Staf Departemen Pergudangan PT Petrokimia Gresik mengatakan, WMS 2CE telah disosialisasikan secara online kepada 50 penyalur se-Indonesia. Jumlah itu sekitar 13 persen dari seluruh distributor aktif unit penjualan. Uji coba atau soft go live sudah berlangsung sejak 6 Juni 2022, dengan jumlah transaksi mencapai 1.349 kali per tanggal 31 Juli 2022.
"Ke depan kami dorong untuk dapat diimplementasikan oleh semua distributor," kata Fabrizio.
Penyalur pupuk non subsidi PT Petrokimia Gresik bisa langsung menggunakan sistem WMS 2CE setelah mengikuti sosialisasi dan dibuatkan akun. Perusahaan juga terbuka jika ada distributor baru yang ingin mendaftar.
“Kalau ada distributor baru itu menghubungi penjualan Petrokimia Gresik dulu, daftar sebagai distributor. Apabila mau pengambilan ke Gresik, baru didaftarkan dan dibuatkan akun WMS 2CE,” Fabrizio melanjutkan.
3. Digitalisasi jamin penyaluran pupuk bersubsidi tepat sasaran
Petrokimia Gresik bertugas memenuhi kewajiban menyalurkan pupuk bersubsidi. Di samping itu, mereka menyiapkan stok pupuk non subsidi sebagai solusi bagi petani yang kebutuhannya tidak teralokasi dalam skema subsdidi. Pupuk non subsidi bisa menjadi alternatif pilihan yang bisa diberikan kepada petani untuk semakin meningkatkan produktivitas lahannya.
Setidaknya ada 17 produk pupuk subsidi yang disediakan. Di antaranya, NPK Kebomas, NPK Phonska Plus, NPK Petro Ningrat, NPK Nitrat, NPK Petro Niphos, SP-36, SP-26, Phosgreen. Berikutnya, Urea Non Subsidi, ZK Petro, ZA Non Subsidi, dan lainnya.
"Alokasi pupuk bersubsidi memang jumlahnya terbatas jika dibandingkan dengan kebutuhan petani. Hanya petani yang terdaftar dalam e-RDKK berhak mendapatkan pupuk bersubsidi. Sedangkan untuk petani yang tidak terdaftar, kami sarankan menggunakan produk nonsubsidi kami karena sudah terjamin mampu meningkatkan produktivitas pertanian," kata Direktur Utama Petrokimia Gresik Dwi Satriyo dalam keterangan persnya, 22 Oktober 2022.
Untuk pupuk bersubsidi, Petrokimia Gresik per 18 Oktober 2022 menyediakan stok 377.544 ton. Jumlah itu dua kali lipat lebih banyak dari ketentuan minimum yang diatur pemerintah, yakni 142.222 ton. Sesuai Peraturan Menteri pertanian Nomor 10 Tahun 2022, pemerintah membatasi pupuk bersubsidi pada Urea dan Phonska.
Guna memastikan penyalurkan pupuk bersubsidi tepat sasaran, Petrokimia Gresik meningkatkan pengawasan distribusi melalui penerapan sejumlah sistem dan aplikasi digital. Misalnya lewat Warehouse Management System (WMS), yang jadi dasar penerapan WMS 2CE. Jika WMS 2CE khusus pupun non subsidi, WMS berlaku untuk semua produk.
Selain itu ada Sistem Scheduling Truk Online (SISTRO), yakni penjadwalan truk secara online dengan menyinkronkan antara kedatangan truk, kemampuan muat, dan kapasitas produksi pabrik. Lalu ada Petrokimia Gresik Port Information System (Petroport), sistem berbasis web dan aplikasi mobile untuk pengawasan, pencatatan, pelaporan, serta penentuan rekomendasi keputusan secara digital dan otomatis pada bongkar muat pelabuhan. Digitalisasi ini menjadikan pupuk bersubsidi dapat diawasi secara realtime.
“Kami ingin memastikan proses distribusi di seluruh lini yang menjadi tanggung jawab Petrokimia Gresik berjalan dengan baik dan sesuai prosedur. Dengan digitalisasi sistem yang terintegrasi, diharapkan dapat meminimalisasi potensi penyimpangan dalam jaringan distribusi Petrokimia Gresik,” ucap Dwi.
Untuk Petroport, dia menganggap sistem itu telah memberikan nilai tambah bagi perusahaan selama beberapa periode terakhir. Yaitu dengan menyediakan informasi akurat dan realtime kepada seluruh stakeholder, memberikan memberikan penghematan biaya logistik serta optimalisasi kinerja bongkar muat di Pelabuhan.
“Operasional pelabuhan yang efektif dan efisien, pada akhirnya akan meningkatkan competitiveness bagi Petrokimia Gresik. Produk-produk yang dihasilkan akan menjadi pilihan bagi petani maupun konsumen lain,” ujar Dwi Satriyo.
