6 Tips Mengirim Chat ke Atasan Kantor, Karyawan Baru Wajib Tahu
Sebagai karyawan, tentu ada etika-etika gak tertulis saat kamu bekerja di kantor. Salah satunya etika saat kamu mengirim pesan kepada orang-orang penting seperti atasan, manajer dan kolega.
Ingat, beda situasi maka beda pula struktur penulisan pesannya. Gak bisa disamakan semua. Ada reputasi perusahaan yang terancam rusak dan membuatmu terlihat kurang profesional. Apalagi semua yang kamu lakukan di dunia kerja jadi cerminan value dan kepribadian.
Terus apa sih etika berkirim pesan yang baik agar tetap sopan saat menyampaikan sesuatu? Nah ini dia hal-hal yang harus kamu perhatikan.
1. Perhatikan waktu mengirim
Ini nih yang sering dilupakan. Saat ingin mengirim pesan, entah kepada manajer atau bawahan, biasakan cek fitur kalender di email lebih dulu. Mungkin saja mereka sedang mengikuti sebuah rapat atau ada kegiatan penting lainnya.
Selain itu, disarankan lebih baik tidak mengirim pesan di luar jam kerja. Ini agar kamu terlihat lebih menghargai waktunya bersama keluarga. Ingat, ada prinsip work-life-balance alias keseimbangan kehidupan pribadi dan di tempat kerja.
Tapi kalau benar-benar mendesak, pesan tersebut harus disertai dengan kata "maaf mengganggu".
2. Ucapkan salam sebagai pembuka
Nah, selanjutnya tentu saja mengucapkan salam kepada penerima pesan. Ucapkan (atau lebih tepatnya tulis) "selamat pagi/siang/sore" sebelum menyampaikan maksud. Ini biar kamu terlihat lebih profesional.
Jangan sampai langsung kepada intinya alias to the point tanpa lebih dulu memberi salam, ya.
3. Sebutkan identitas atau jabatanmu
Jika mengirim pesan ke klien atau kolega yang berbeda wilayah, cantumkan juga identitas perusahaan atau jabatan di awal pesan. Ini agar kamu dikenali. Langsung juga tulis tujuan kamu menulis pesan. Tentu ini agar penerima pesan gak merasa terganggu karena kamu cuma sekadar bertanya kabar.
Ini bertujuan agar si penerima bisa langsung membalas pesanmu sebab punya makna penting atau mendesak.
4. Pemilihan kata dan bahasa sopan
Nah, pemilihan kata jadi hal utama. Hindari penggunaan kata-kata yang punya makna ganda alias multitafsir tanpa hadirnya nada pesan. Biasakan menulis "tolong" jika bantuannya dibutuhkan dan "terima kasih" jika sudah menerima jawaban.
Oh iya, hindari menyelipkan humor dalam pesan karena bisa saja dia salah mengartikan. Apalagi referensi dan pemaknaan setiap orang itu berbeda-beda, kan?
5. Memakai aplikasi yang disediakan perusahaan
Beberapa perusahaan telah menyediakan aplikasi pesan yang dapat dijangkau semua karyawan di seluruh kota di Indonesia. Aplikasi tersebut tentu bisa memudahkan kamu mengirim pesan ke atasan atau kolega tanpa mencari kontak pribadinya lebih dulu.
Dari banyak aplikasi tersebut, beberapa yang populer antara lain Slack dan Workplace Chat.
6. Gunakan tanda baca yang tepat
Yang terakhir, tanda baca juga berpengaruh pada nada pesan yang kamu tulis. Hindari tanda seru karena gak sopan. Beberapa tanda baca yang gak sesuai tempatnya pun membuat pesan jadi sulit dibaca dengan nyaman.
Dan terakhir, jangan lupa periksa ulang pesanmu sebelum dikirim!
Artikel ini pertama kali ditulis oleh Rosita Meinita dengan judul "Nggak Sembarangan, Ini Etika Karyawan Saat Mengirim Pesan" dan dimuat di Popbela.com
