2. Desain 

ilustrasi menulis jadwal (pexels.com/cottonbro studio)

Langkah kedua, yang disebut "Desain," melibatkan perencanaan tentang bagaimana waktu akan dihabiskan dan menetapkan tujuan pribadi. Dalam langkah ini, kamu membuat daftar tujuan atau tugas yang ingin dilakukan dan menentukannya berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensi.

Penting untuk tetap realistis dan hanya memprioritaskan beberapa tujuan, karena kemungkinan besar kamu tidak akan dapat menyelesaikan semuanya. Setelah menentukan prioritas, tujuan harus dibagi menjadi tindakan yang lebih kecil dan dapat dicapai. Ini akan membantu dalam mencapai kemajuan menuju tujuan tanpa merasa kewalahan.

Memulai dengan tugas yang lebih kecil dan mudah dilakukan dapat membantu dalam membangun momentum dan mencapai kemajuan secara konsisten. Hal ini juga dapat membantumu tetap fokus dan termotivasi, karena kemajuan dapat terlihat jelas.

3. Optimalkan 

ilustrasi menulis (pexels.com/Ivan Samkov)

Langkah "Optimalkan" bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas penggunaan waktumu. Ini melibatkan meninjau kembali prioritas kamu dan menanyakan pertanyaan seperti "Apakah tugas ini benar-benar perlu?" atau "Apakah ada cara yang lebih baik untuk menyelesaikannya?" dan mempertimbangkan untuk menugaskannya kepada orang lain.

Dengan cara ini, kamu dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang tidak penting atau mendesak dan menunda atau menyelesaikannya nanti. Hal ini memungkinkan kamu untuk fokus pada tugas-tugas yang paling penting dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang kurang penting.

Kamu dapat menempatkan tugas-tugas yang belum mendesak atau penting dalam kategori "Backlog" dan mengeceknya secara berkala untuk melihat apakah sudah saatnya untuk melakukannya. Selain itu, dengan mencari cara yang lebih baik untuk melakukan tugas dan mempertimbangkan pendelegasian atau outsourcing, kamu dapat mencapai tujuanmu secara lebih efisien dan menghemat waktu dalam jangka panjang.

4. Lakukan 

ilustrasi fokus (pexels.com/Artem Podrez)

Mengikuti rencana yang telah kamu buat tidak akan bermanfaat jika kamu tidak mengambil tindakan. Penggunaan metode Blok Waktu sangat membantu dalam menentukan waktu untuk tugas penting. Ini dikenal sebagai penjadwalan blok yang memfokuskan waktu untuk tugas yang relevan.

Misalnya, kamu dapat menjadwalkan rapat pada hari Senin dan memikirkan strategi pada hari Selasa. Dengan menentukan batas waktu, penjadwalan blok dapat membantumu menyelesaikan tugas dengan hasil yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat.

Menentukan batas waktu juga mengurangi tugas yang memakan waktu yang berlebihan dan membantumu menyelesaikan tugas dengan efektif karena Hukum Parkinson menyatakan bahwa "pekerjaan berkembang sesuai dengan waktu yang tersedia untuk diselesaikan".

Baca Juga: 5 Tips Diskusi tanpa Adanya Perdebatan, Sampaikan dengan Sopan 

5. Ulasan 

ilustrasi berpikir (pexels.com/Athena)

Bagaimana hasil pekerjaanmu setelah mengambil tindakan pada tugas-tugas penting? Tahap terakhir dari proses ini adalah "Tinjau". Kamu harus terus melacak kemajuanmu dan meninjau pekerjaan kamu yang penting. Apakah kamu semakin mendekati tujuanmu? Bagaimana penilaian kamu terhadap kemajuan yang telah dicapai?

Tahap ini memungkinkan kamu untuk mengevaluasi situasi saat ini dan melihat seberapa banyak pekerjaan yang masih harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Melacak kemajuanmu juga membantumu mengetahui apa yang berhasil dan tidak berhasil sehingga kamu dapat membuat perubahan yang diperlukan di sepanjang jalan untuk mencapai tujuanmu dengan lebih cepat.

Penting untuk diingat bahwa tidak ada solusi ajaib untuk mengatasi masalah waktu yang sulit. Namun, dengan menerapkan tips-tips ini secara konsisten dan menyesuaikannya dengan kebutuhanmu, kamu dapat memastikan bahwa waktu yang kamu habiskan untuk bekerja akan lebih efektif dan efisien.

Baca Juga: 5 Tips Menyikapi Pekerjaan yang Tidak Sesuai Impian